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Office Maker Business 7 : Versenden von Rechnungen per E-Mail begleitendem Text

06/07/2020

Office Maker Business bietet die Möglichkeit, einen Debitoren- oder Kreditorenbeleg (z.B. ein Angebot, eine Bestätigung, ein Lieferschein, eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Bestellung) an Kunden oder Lieferanten per E-Mail als PDF-Datei zu versenden. In Version 7 kann dem Dokument ein Musterbrief beigefügt werden, der den Hauptteil der E-Mail bildet.

 

Hier erfahren Sie, wie Sie ein Dokument konfigurieren und versenden:

 

 

Senden von E-Mails einrichten

 

In der Software-Wartung (zugänglich über Ablage>Wartung, dann Operationen>E-Mail-Konten einrichten) konfigurieren Sie die Software so, dass sie mit Ihrem E-Mail-Server kommunizieren kann.

 

 

Musterbrief einrichten

 

Erstellen Sie in der Datei der Musterbriefe (zugänglich über das Menü Kontakte) einen Musterbrief vom Typ E-Mail, der den Versand der Belege begleitet.

 

Wählen Sie im Einblendmenü Basisdatei die betreffende Datei der Belege aus: Angebote, Lieferscheine, Kundenrechnungen usw.

Die Wahl der Datei ist wichtig, wenn Sie Felder aus diesen Dateien in den Textkörper oder in den Betreff der E-Mail einfügen möchten. Um diese Felder einzufügen, wählen Sie in der rechten Seitenleiste den Abschnitt Daten einfügen und zeigen Sie die entsprechenden Felder an. Ziehen Sie dann das gewünschte Feld in den Textbereich.

 

Falls erforderlich, erstellen Sie weitere Sprachversionen über das Menü Sprache. Die Empfänger erhalten dann eine begleitende Nachricht in ihrer Sprache.

 

 

Versenden von Belegen einrichten

 

Rufen Sie in der Dokumentendatei (z.B. Debitorenrechnungen) den Druckbefehl auf, wählen Sie Ihr Druckformat (z.B. Rechnungen) und ändern Sie dessen Optionen.

 

 

Kreuzen Sie die Kästchen Per E-Mail senden und eventuell Mail vor dem Senden bearbeiten an. Klicken Sie auf die Beschriftung des Feldes Musterbrief, um den gewünschten Musterbrief auszuwählen. Es können nur Musterbriefe vom Typ E-Mail und mit einer kompatiblen Basisdatei ausgewählt werden.

 

Klicken Sie schliesslich auf die Schaltfläche Speichern.

 

 

Senden eines Belegs per E-Mail

 

 

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, ist das Versenden der Belege extrem einfach:

 

Wählen Sie die gewünschten Belege, rufen Sie den Druckbefehl auf, wählen Sie das Druckformat und klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Abhängig von den Einstellungen, die Sie vorgenommen haben, wird das Dialogfenster zur Auswahl und Bearbeitung des Musterbriefes vor dem Versenden angezeigt oder nicht. Sobald diese möglichen Dialoge validiert sind, sendet Office Maker Business das Dokument mit dem Text der E-Mail im Body per E-Mail an den Empfänger.

 

 

Bemerkungen

 

Es ist natürlich unerlässlich, dass die mit den ausgewählten Belegen verknüpften Adresskarten die E-Mail-Adresse des Empfängers enthalten.

 

Führen Sie beim ersten Mal ein Testmailing an Ihre eigene E-Mail-Adresse durch und wiederholen Sie es für alle anderen Sprachen, um sicherzustellen, dass bei der Ankunft alles korrekt angezeigt wird.

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